VERKLARING GEGEVENSBESCHERMING
DigiDuck GmbH verzamelt persoonlijke gegevens in het kader van zijn e-learning portaal (hierna “portaal” genoemd). De strikte naleving van de voorschriften van de federale wet op de gegevensbescherming, de telemediawet en de basisverordening gegevensbescherming vormt de basis van onze vertrouwensrelatie met u als gebruiker.
Ons portaal kan ook links bevatten naar externe websites. Wij zijn echter niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze externe redactionele aanbiedingen. Wanneer u onze site verlaat, raden wij u aan het privacybeleid van elke website die persoonsgegevens verzamelt zorgvuldig te lezen.
1. VERANTWOORDELIJK
| a) Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking
DigiDuck GmbH Telefoon: +49 2181 273 849 0 |
b) Functionaris voor gegevensbescherming Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming benoemd voor ons bedrijf: Ralph Hoff Telefoon: +49 (2181) 473 73 84 |
2. WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect betrekking hebben op u als persoon. Hieronder vallen bijvoorbeeld gegevens zoals uw geboortedatum, uw adres en IP-adres, maar ook teksten of afbeeldingen waarmee u als persoon kunt worden geïdentificeerd. De volgende gegevensbeschermingsverklaring legt uit welke gegevens wij verzamelen en waarvoor wij ze gebruiken. Ook wordt uitgelegd hoe en met welk doel dit gebeurt.
Indien nodig kunnen wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens aan derden te verstrekken. Wij zullen echter alleen aan dergelijke verzoeken voldoen binnen dit kader en na zorgvuldig te hebben gecontroleerd of een dergelijke verplichting daadwerkelijk bestaat.
De gegevensverwerking vindt plaats in Duitsland of in andere Europese landen. Indien, in uitzonderlijke gevallen, gegevens worden doorgegeven aan een derde land, dan alleen aan landen waar een passend niveau van gegevensbescherming bestaat of waar wij dit eveneens kunnen waarborgen door middel van passende garanties, zoals het sluiten van modelcontractbepalingen of certificeringen.
3. WELKE GEGEVENS WORDEN VERWERKT?
a) Wanneer u het portaal bezoekt
Wanneer u ons portaal bezoekt, wordt elke toegang en elke opvraging van een op deze website opgeslagen bestand geregistreerd om het gebruik van het aanbod mogelijk te maken. De volgende gegevens worden geregistreerd:
– Het IP-adres van de bezoeker
– Het tijdstip van het bezoek
– De url die werd opgeroepen
– De statuscode
– Het protocol
– De browser van de bezoeker
– Het besturingssysteem van de bezoeker
Deze gegevens worden ook opgeslagen in de logbestanden van ons systeem. Deze gegevens worden niet samen met andere persoonsgegevens van de gebruiker opgeslagen.
i) Rechtsgrondslag
De rechtsgrondslag voor de tijdelijke opslag van de gegevens en de logbestanden is een gerechtvaardigd belang Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO.
ii) Voor welk doel worden deze gegevens verwerkt?
De tijdelijke opslag van het IP-adres door het systeem is noodzakelijk om de aflevering van de website op de computer van de gebruiker mogelijk te maken. Daartoe moet het IP-adres van de gebruiker voor de duur van de sessie opgeslagen blijven. De opslag in logbestanden gebeurt om de functionaliteit van de website te garanderen. Daarnaast gebruiken wij de gegevens om de website te optimaliseren en de veiligheid van onze informatietechnologiesystemen te waarborgen. Een evaluatie van de gegevens voor marketingdoeleinden vindt in dit verband niet plaats.
iii) Hoe lang worden de gegevens bewaard?
De gegevens worden gewist zodra ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. In het geval van het verzamelen van gegevens voor het ter beschikking stellen van de website is dit het geval wanneer de desbetreffende sessie is beëindigd. De in de logbestanden opgeslagen gegevens worden uiterlijk na 14 dagen gewist.
b) Door het gebruik van cookies
Het portaal gebruikt cookies. Cookies zijn tekstbestanden die in de internetbrowser of door de internetbrowser op het computersysteem van de gebruiker worden opgeslagen. Wanneer een gebruiker een website oproept, kan een cookie worden opgeslagen op het besturingssysteem van de gebruiker. Deze cookie bevat een karakteristieke tekenreeks waarmee de browser uniek kan worden geïdentificeerd wanneer de website opnieuw wordt opgeroepen. Sessiecookies slaan informatie op die wordt gebruikt tijdens uw huidige bezoek aan de site. Deze cookies worden automatisch verwijderd wanneer u onze site verlaat.
Daarnaast gebruiken we ook tijdelijke cookies om de gebruiksvriendelijkheid te optimaliseren, die gedurende een bepaalde periode op uw eindapparaat worden opgeslagen. Als u onze site opnieuw bezoekt om onze diensten te gebruiken, wordt automatisch herkend dat u al bij ons bent geweest en welke gegevens en instellingen u hebt ingevoerd, zodat u die niet opnieuw hoeft in te voeren.
i) Rechtsgrondslag
De voor de werking van het portaal vereiste cookies en de in verband daarmee verwerkte persoonsgegevens zijn voor de bovengenoemde doeleinden noodzakelijk ter bescherming van onze gerechtvaardigde belangen overeenkomstig art. 6, lid 1 zin 1 lit. f DSGVO.
ii) Voor welk doel worden deze gegevens verwerkt?
De ingestelde cookies zijn technisch noodzakelijk. Individuele functies van het leerplatform kunnen niet worden aangeboden zonder het gebruik van cookies. Daarvoor is het bijvoorbeeld nodig dat de browser ook na een paginawijziging wordt herkend.
Wij gebruiken de verzamelde gebruikersgegevens niet om gebruikersprofielen op te stellen of om bezoekers van onze pagina’s van reclame te voorzien. De door de cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van deze website wordt niet doorgegeven aan derden.
iii) Hoe lang worden cookies bewaard en hoe kan ik ze verwijderen?
Cookies worden op uw computer opgeslagen en doorgestuurd naar onze site. Daarom heeft u als gebruiker ook volledige controle over het gebruik van cookies. U kunt het gebruik van cookies verhinderen. Daarvoor moet u de betreffende instellingen in uw internetbrowser (bijv. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera of Safari) wijzigen. Om de functies van het leerplatform te kunnen gebruiken, moet u echter het gebruik van cookies in de browser toestaan. Anders bestaat de kans dat de functionaliteit van het leerplatform niet beschikbaar is.
4. HOSTING VAN HET PORTAAL
Dit portaal wordt gehost en beschikbaar gesteld in samenwerking met een externe dienstverlener.
In het kader van de hosting worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
– IP-adressen
– inhoud van contactaanvragen en daarmee verband houdende meta- en communicatiegegevens
– contractgegevens
– contactgegevens
– namen
– website-toegangen en andere gegevens die via een website worden gegenereerd
i) Rechtsgrondslag
De hosting dient om het portaal beschikbaar te stellen en daarmee de overeenkomst tegenover onze potentiële en bestaande klanten na te komen (art. 6 lid 1 letter b DSGVO) en in het belang van een veilige, snelle en efficiënte beschikbaarstelling van ons portaal door een professionele aanbieder (art. 6 lid 1 letter f DSGVO).
ii) Voor welk doel worden deze gegevens verwerkt?
Onze hoster zal uw gegevens alleen verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn dienstverplichtingen en onze instructies met betrekking tot deze gegevens opvolgen.
Wij gebruiken de hostingprovider PlusServer GmbH, Hohenzollernring 72, 50672 Keulen, Duitsland, in het kader van een orderverwerking overeenkomstig art. 28 DSGVO. De server staat in Duitsland. Daartoe moet een overeenkomstige
Contract voor orderverwerking met de aanbieder is gesloten.
iii) Hoe lang worden de gegevens opgeslagen?
Uw gegevens worden door de contractant en het hostingbedrijf bewaard totdat het doel van de gegevensverwerking niet meer van toepassing is.
b) Bij het invullen van het feedbackformulier
Gebruikers van het portaal (medewerkers) kunnen contact met ons opnemen via een contactformulier, vooral als er technische problemen zijn met het portaal en u die aan ons wilt melden of als u ons feedback wilt sturen.
Hiervoor kunt u vrijwillig de volgende gegevens verstrekken
– naam, voornaam
– e-mailadres
– uw feedback aan ons
De volgende gegevens worden ook opgeslagen op het moment dat het bericht wordt verzonden:
– datum en tijd waarop de feedback is ingediend ccontext voor welke training de feedback is ingediend
i) Rechtsgrondslag
De rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens die via het gebruik van onze contactformulieren worden doorgegeven is art. 6 lid 1 lit. f DSGVO. Als u vrijwillig aanvullende gegevens zoals (naam, e-mail) verstrekt, gebeurt dit met uw toestemming (art. 6 lid 1 lit. a DSGVO)
ii) Voor welk doel worden deze gegevens verwerkt?
De gegevens worden alleen opgeslagen om de feedback te verwerken of om te reageren en contact met u op te nemen. Het verstrekken van verdere gegevens is facultatief, maar zal eveneens alleen worden gebruikt voor het beantwoorden van vragen. De overdracht van gegevens van het contactformulier is gecodeerd.
iii) Hoe lang worden de gegevens bewaard?
De door ons verzamelde persoonsgegevens voor het gebruik van het contactformulier worden automatisch gewist nadat wij uw vraag hebben behandeld. In dat geval blijven de gegevens opgeslagen totdat een definitief antwoord is ontvangen. De communicatie wordt beëindigd wanneer uit de omstandigheden blijkt dat de betrokken kwestie definitief is opgehelderd.
De aanvullende persoonsgegevens die tijdens het verzendingsproces worden verzameld, blijven geanonimiseerd en permanent opgeslagen.
c) Bij gebruik van het portaal
Het betreffende bedrijf krijgt als klant van het portaal een bedrijfsspecifieke toegang. De klant stuurt ons dan een Excel-spreadsheet met persoonlijke gegevens van de werknemers (gebruikers).
De volgende gegevens van de gebruikers zijn nodig voor de creatie en latere registratie:
– Achternamen, voornamen
– E-mailadressen
– Wachtwoord
Daarna ontvangt de gebruiker een e-mail met een startwachtwoord, dat wordt gebruikt om toegang te krijgen tot het portaal. Daar moet de gebruiker bij de eerste keer inloggen een gewijzigd wachtwoord invoeren. Het wachtwoord wordt gecodeerd opgeslagen in een database.
Tijdens het gebruik worden ook gegevens over het gebruik van het portaal en informatie over welke cursussen zijn afgerond verwerkt.
i) Rechtsgrondslag
Wij verwerken gegevens tijdens het gebruik van het portaal en de voor registratie vereiste gegevens voor de uitvoering van het contract met de klant (art. 6 lid 1 lit. b DSGVO). Wij treden op als verwerker (art. 28 DSGVO) voor de verwerking van persoonsgegevens voor onze klanten.
ii) Voor welk doel worden deze gegevens verwerkt?
Wij gebruiken de persoonsgegevens uitsluitend voor het aanbieden van het betreffende opleidingsaanbod voor werknemers en de algemene leermogelijkheden op het portaal. Het e-mailadres wordt gebruikt voor registratie op het portaal en voor het versturen van e-mailberichten.
Gebruikers worden per e-mail op de hoogte gebracht wanneer er nieuwe cursussen verschijnen of wanneer lesmateriaal voor een bestaande cursus wordt bijgewerkt. Als cursussen worden aangemaakt voor een bepaald tijdsvenster, ontvangen gebruikers ook een herinneringsbericht drie dagen voordat de cursus vervalt en nog een bericht als de cursus is verlopen.
Daarnaast worden persoonsgegevens binnen het portaal verwerkt voor de volgende doeleinden:
– Gepersonaliseerde opvraging om u als gebruiker te identificeren. Deze informatie wordt gebruikt om de cursussen beschikbaar te maken en aan te passen aan uw individuele behoeften;
– Ondersteuning bij het ophalen van de cursussen, inclusief evaluatie van uw leervorderingen en om u toegang te geven tot de cursussen.
– Correspondentie met u als gebruiker en de verantwoordelijken in uw bedrijf;
– Optimalisatie van de functionaliteit van het portaal;
– Documentatie van welke gebruikers over welke onderwerpen instructies hebben gekregen (mede vanwege wettelijke bewijsplicht). Deze informatie wordt ook beschikbaar gesteld aan het bedrijf dat de opleiding verzorgt.
– Opstellen van een deelnamecertificaat (na succesvolle afronding van een cursus)
iii) Hoe lang worden de gegevens bewaard?
U hebt altijd toegang tot de gegevens van uw gebruikersaccount op het portaal, die u te allen tijde kunt inzien in het beveiligde gedeelte van het portaal.
De tijdens de registratie verzamelde gegevens worden bewaard zolang het bedrijf is geregistreerd voor het portaal en een werknemer het bedrijf nog niet heeft verlaten, waarna ze worden gewist. Werknemers die het bedrijf hebben verlaten, worden door het systeem geblokkeerd en gearchiveerd. De wettelijke bewaartermijnen, bijvoorbeeld voor het bewaren van opleidingscertificaten, blijven onverlet.
iv) Worden de gegevens doorgegeven
De gebruikersinstallatie en andere diensten in verband met het leerplatform worden voor ons verzorgd door STORMS|SOFTWARE (Luxemburger Str. 33, 41812 Erkelenz). Met het bedrijf is een orderverwerkingsovereenkomst gesloten in overeenstemming met art. 28 DSGVO. Persoonsgegevens worden dus alleen verwerkt volgens onze uitdrukkelijke instructies.
5. BIJ HET AFSPELEN VAN EEN VIDEO GEHOST OP YOUTUBE
Wij nemen af en toe video’s van de websites www.YouTube.com op ons portaal op, wanneer dat gepast is. In dat geval wordt de inhoud rechtstreeks op YouTube opgeslagen en van daaruit op onze site ingesloten.
i) Doel:
Afspelen van video-inhoud en eenvoudige voorbereiding van inhoud in een leereenheid / e-learning.
ii) Rechtsgrondslag:
Wij tonen u deze video’s op basis van onze legitieme belangen overeenkomstig art. 6 (1) lit. f DSGVO. De getoonde video’s bevatten details over onze producten of andere nuttige informatie voor u als gebruiker.
iii) Soort gegevens:
Bij het oproepen van de betreffende video’s worden het IP-adres, technische informatie (browser, besturingssysteem, basisinformatie over het apparaat) en met name welke van onze internetpagina’s u hebt bezocht, meegedeeld.
iv) Hoe worden de gegevens opgeslagen / verwerkt?
Wij hebben onze video’s op een gegevensbeschermingsvriendelijke manier ingesloten. Dit betekent dat informatie over u alleen aan hen wordt doorgegeven wanneer u de video bekijkt. Alleen dan wordt een serververbinding met YouTube tot stand gebracht en wordt ook een bijbehorende cookie ingesteld. Dit wordt niet gebruikt om uw gebruikersgedrag te controleren, maar om uw instellingen op te slaan, bijvoorbeeld de afspeelstatus en het gewenste volume. U wordt hierover vóór elke video opnieuw geïnformeerd.
De uitgebreide gegevensbeschermingsmodus slaat alleen cookies op die geen persoonlijk identificeerbare gegevens bevatten. Als je echter een account hebt bij YouTube, kan het bedrijf je mogelijk identificeren. U kunt voorkomen dat de provider u als ingelogde gebruiker herkent door uit te loggen uit uw account voordat u de video afspeelt
Aanbieder van het YouTube-platform: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland.
Meer informatie over gegevensbescherming bij Google/YouTube vindt u hier: https: //www.google.com/policies/privacy/.
Een algemene opt-out voor reclame is hier mogelijk: https: //adssettings.google.com/authenticated.
Doorgifte aan derde landen: Aangezien dit een Amerikaanse provider is, worden gegevens doorgegeven aan de VS.
6. HOE WORDEN DE GEGEVENS DOORGEGEVEN?
Om veiligheidsredenen en ter bescherming van de overdracht van vertrouwelijke inhoud die u naar ons als sitebeheerder stuurt, gebruiken wij SSL- of TLS-codering. U kunt een versleutelde verbinding herkennen aan het feit dat de adresregel van de browser verandert van “http://” in “https://” en aan het slotsymbool in uw browserregel. Als SSL- of TLS-codering is geactiveerd, kunnen de gegevens die u aan ons doorgeeft niet door derden worden gelezen.
7. WAT ZIJN UW RECHTEN ALS BETROKKENE?
Indien uw persoonsgegevens worden verwerkt, bent u een betrokkene in de zin van de DSGVO en hebt u ten opzichte van de verantwoordelijke recht op de volgende rechten:
– Recht op informatie volgens art. 15 DSGVO (beperkingen mogelijk volgens § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG))
– Recht op rectificatie volgens art. 16 DSGVO
– Recht op verwijdering volgens art. 17 DSGVO (beperkingen mogelijk volgens § 35 BDSG)
– Recht op beperking van de verwerking volgens art. 18 DSGVO
– Recht op bezwaar volgens art. 21 DSGVO
– Intrekking van de toestemming volgens art. 7 lid 3 DSGVO
– Recht op gegevensoverdraagbaarheid volgens art. 20 DSGVO
– Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit volgens art. 77 DSGVO in combinatie met § 19 BDSG
De toezichthoudende autoriteit die voor ons verantwoordelijk is, is het Klachtenbureau voor gegevensbescherming:
Rijkscommissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie van Noordrijn-Westfalen Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Duitsland
8. HOE KAN IK BEZWAAR MAKEN OF HERROEPEN?
Als u ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, hebt u het recht om uw verklaring te allen tijde met werking voor de toekomst in te trekken.
U kunt bezwaar maken tegen een dergelijke gegevensverwerking die wij hebben gebaseerd op de rechtsgrondslag “gerechtvaardigd belang” (art. 6 lid 1 lit. f DSGVO).
U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (art. 21, lid 2, DSGVO). Nadat u bezwaar hebt gemaakt, worden uw gegevens niet langer verwerkt “voor direct marketingdoeleinden” (art. 21, lid 3, DSGVO).
Stuur daartoe uw herroeping/bezwaar per e-mail of per post naar de in het begin vermelde contactgegevens van DigiDuck GmbH
9. STATUS VAN DE VERKLARING
Deze gegevensbeschermingsverklaring is momenteel geldig en heeft de status januari 2022.
Door de verdere ontwikkeling van het portaal of door gewijzigde wettelijke of officiële eisen kan het noodzakelijk worden deze gegevensbeschermingsverklaring te wijzigen.